Hagsmunir einstaklingsins í fyrirrúmi.
Hagvangur leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar einstaklinga, virða réttindi þeirra og fara með persónuupplýsingar á ábyrgan hátt og í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga á hverjum tíma. Í persónuverndarstefnu Hagvangs eru veittar upplýsingar um það hvernig Hagvangur vinnur persónuupplýsingar, í hvaða tilgangi, hversu lengi þær eru varðveittar, miðlun þeirra og hvernig öryggis þeirra er gætt í starfsemi Hagvangs.
Umfang persónuverndarstefnu.
Persónuverndarstefna Hagvangs tekur til skráningu persónuupplýsinga, varðveislu þeirra og úrvinnslu sama með hvaða hætti er, hvort heldur sem er með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum hætti.
Lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nokkrar skilgreiningar.
Hjá Hagvangi lýtur vinnsla og meðferð á persónuupplýsingum að lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
2.1 Markmið.
Markmið laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga er að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs og að tryggja áreiðanleika og gæði slíkra upplýsinga.
2.2 Persónuupplýsingar.
Eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint t.d. út frá nafni, kennitölu eða netauðkenni. Persónuverndarstefna Hagvangs tekur skv. þessu aðeins til einstaklinga en ekki lögaðila.
2.3 Vinnsla.
Aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki t.d. söfnun, skráning, flokkun, varðveisla, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu og eyðing.
2.4 Ábyrgðaraðili.
Sá aðili sem ákveður einn eða í samvinnu við aðra tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga.
2.5 Vinnsluaðili.
Sá aðili sem vinnur með persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila.
Um Hagvang.
Hagvangur ehf., kt. 581202-3690, Skógarhlíð 12, 105 Reykjavík sér um ráðninga-þjónustu og veitir ráðgjöf, fræðslu og þjálfun fyrir fyrirtæki og stofnanir.
3.1 Ráðningaþjónsta Hagvangs.
Þegar Hagvangur tekur á móti persónuupplýsingum frá umsækjanda sem ekki er að sækja um ákveðið starf er félagið ábyrgðaraðili. Hagvangur er hins vegar vinnsluaðili þegar félagið auglýsir störf fyrir hönd viðskiptavina sinna og tekur við upplýsingum frá umsækjanda og sér um ráðningaferlið fyrir hönd viðkomandi fyrirtækja.
3.2 Ráðgjöf, vinnustaðagreining, Siðferðisgáttin ofl. á vegum Hagvangs.
Hagvangur er vinnsluaðili þegar félagið sér t.d. um vinnustaðagreiningar og aðra ráðgjöf fyrir fyrirtæki þar sem aflað er upplýsinga frá viðskiptavinum eða starfsmönnum viðkomandi fyrirtækis. Þegar starfsmenn fyrirtækja og stofnana koma á framfæri við Hagvang ábendingum í tengslum við Siðferðisgáttina, gera Hagvangur og viðkomandi fyrirtæki með sér samábyrgðarsamning um vinnslu persónuupplýsinga.
3.3 Upplýst samþykki.
Vinnsla persónuupplýsinga hjá Hagvangi er grundvölluð á upplýstu samþykki.
Persónuupplýsingar sem Hagvangur safnar.
4.1. Umsókn um starf.
Til að sækja um starf á vegum Hagvangs þarf einstaklingur að skrá persónulegar upplýsingar um sig í gagnagrunn Hagvangs sem nýtast Hagvangi við ráðningaferlið og gera Hagvangi kleift að meta umsækjendur í viðeigandi starf.
Einstaklingur fyllir út rafrænt umsóknarform á heimsíðu Hagvangs. Á það bæði við ef sótt er um tiltekið starf eða ef lögð er inn almenn umsókn hjá Hagvangi. Þar skráir umsækjandi upplýsingar um sig t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang ásamt upplýsingum um hvernig hægt er að hafa samband við viðkomandi. Þá eiga að fylgja upplýsingar um starfsferil, menntun og umsagnaraðila um viðkomandi einstakling. Ávallt er gefinn kostur á að skila inn viðbótarupplýsingum t.d. ferilskrá (CV), kynningarbréfi, umsagnarbréfi, prófgráðum og öðrum gögnum og upplýsingum sem viðkomandi vill koma á framfæri.
4.2.Vinnustaðagreining og Siðferðisgáttin.
Við vinnustaðagreiningu og Siðferðisgáttina eru einu persónugreinanlegu upplýsingarnar sem Hagvangur safnar upplýsingar um nafn, kennitölu og vinnustað.
4.3. Ekki eru skráðar viðkvæmar persónuupplýsingar.
Hagvangur biður einstaklinga ekki um viðkvæmar persónuupplýsingar eins og þær eru skilgreindar í lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í lögunum er í dæmaskyni vísað til þess að viðkvæmar persónuupplýsingar eru upplýsingar um kynþátt, trúar- eða lífsskoðanir, aðild að félögum eða kynhneigð. Óskar Hagvangur eftir því að einstaklingar gefi aldrei upp slíkar upplýsingar í samskiptum sínum við Hagvang.
4.4. Beiðni um frekari gögn.
Hagvangur kann að leggja fyrir einstaklinga sem eru að sækja um starf verkefni og persónuleikapróf vegna ráðninga og eru niðurstöður þeirra einungis notaðar við ráðningaferli.
Tilgangur vinnslu og varðveislu.
5.1. Samþykki ef nota á upplýsingar í annað.
Vinnsla Hagvangs á persónuupplýsingunum er ávallt í samræmi við gildandi löggjöf um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í því felst að upplýsingarnar eru aðeins notaðar í þeim tilgangi sem þeim er safnað í.
5.2. Samþykki ef nota á upplýsingar vegna starfsumsóknar í annað.
Hagvangur aflar upplýsinga frá einstaklingum til að leggja mat á það hvort einstaklingur komi til greina fyrir þau störf sem sótt er um og/eða hvort einstaklingur komi til greina fyrir störf sem ekki eru auglýst. Hagvangur notar upplýsingar einstaklinga vegna umsóknar um starf ekki í öðrum tilgangi en vegna starfsráðninga. Ef nýta á upplýsingarnar til einhvers annars þarf skýrt samþykki viðkomandi einstaklings.
5.3. Upplýsingar vegna vinnustaðagreininga og Siðferðisgáttarinnar.
Þegar Hagvangur afhendir niðurstöður í tengslum við vinnustaðagreiningu eða Siðferðisgáttina eru aldrei afhentar persónugreinanlegar upplýsingar um einstaklinga heldur eru niðurstöður birtar á ópersónugreinanlegu formi nema í þeim tilvikum sem einstaklingar hafa áður veitt skriflegt samþykki fyrir því að afhenda megi perónugreinanlegar upplýsingar um þá.
5.4. Varðveislutími.
Hagvangur varðveitir upplýsingar í samræmi við áskilnað laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og svo lengi sem málefnalegar ástæður standa til þess að gögnin séu varðveitt. Hagvangur mun ekki eyða upplýsingum sem einstaklingar hafa skráð inn vegna starfsumsókna nema viðkomandi einstaklingur óski sérstaklega eftir því.
Miðlun til þriðja aðila.
6.1. Vegna starfsumsókna, hvert er persónuupplýsingum miðlað?
Persónuupplýsingum um einstaklinga sem sækja um starf er einungis miðlað til þeirra viðskiptavina Hagvangs sem óska eftir að ráða starfsmenn og eru þannig aðilar að ráðningaferlinu. Er slíkum upplýsingum aðeins miðlað ef einstaklingur sótti um viðkomandi starf eða gaf leyfi fyrir því að umsókn hans væri kynnt viðkomandi viðskiptavin Hagvangs hafi starfið ekki verið auglýst.
6.2. Hvernig er upplýsingum vegna starfsumsókna miðlað?
Viðskiptavinur Hagvangs fær lesaðgang að umsóknum sem bárust fyrir viðkomandi starf. Viðskiptavinur fær ekki upplýsingar um aðra einstaklinga sem geymdar eru í gagnagrunni Hagvangs. Til að tryggja örugga miðlun upplýsinga leitast Hagvangur við að lágmarka notkun tölvupósts. Viðskiptavinur fær lesaðgang að ráðningakerfi Hagvangs þar sem hann getur skoðað umsóknir vegna umrædds starfs.
Hvernig er upplýsingum vegna ráðgjafar, vinnustaðagreininga og Siðferðis-gáttarinnar miðlað?
Það ræðst af eðli verkefna í hvert skipti en Hagvangur afhendir aldrei, nema einstaklingar veiti upplýst samþykki um annað, persónugreinanlegar upplýsingar um einstaklinga heldur eru niðurstöður birtar á ópersónugreinanlegu formi.
Réttindi einstaklinga.
7.1. Réttur til að draga til baka eða leiðrétta umsóknir.
Einstaklingur getur ávallt dregið starfsumsókn sína til baka eða óskað eftir leiðréttingu á umsókn. Beiðni um slíkt skal vera skrifleg.
7.2.Réttur til að eyða upplýsingum.
Einstaklingur getur afturkallað samþykki sitt um vistun og meðhöndlun gagna sem hann hefur látið Hagvang fá eða óskað eftir því að upplýsingum um hann sé eytt með því að hafa samband við Hagvang skriflega. Slík beiðni skal afgreidd eins fljótt og mögulegt er og eigi síðar en innan viku frá móttöku hennar.
7.3. Fyrirspurnir ofl.
Einstaklingur getur beint fyrirspurnum eða ábendingum sem tengjast vinnslu persónuupplýsinga hjá Hagvangi með tölvupósti á netfangið hagvangur@hagvangur.is. Hagvangur mun bregðast við erindum eins fljótt og mögulegt er með skriflegum hætti.
Öryggi persónuupplýsinga.
Hagvangur gætir öryggis þeirra persónuupplýsinga sem einstaklingar láta í té með viðeigandi tæknilegum og skipulegum ráðstöfunum m.a. með það að markmiði að koma í veg fyrir óviljandi eyðingu persónuupplýsinga, að þær glatist eða breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi. Hagvangur takmarkar aðgang að upplýsingum við þá starfsmenn sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsmenn Hagvangs eru upplýstir um skyldur sínar til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga. Hagvangur gerir vinnslusamninga við sína undirverktaka sem annast vistun gagna og undirgangast þeir sömu kröfur og skyldur og starfsmenn Hagvangs varðandi viðhald á trúnaði og öryggi persónuupplýsinga. Ef upp kemur öryggisbrot, er varðar persónuupplýsingar, mun Hagvangur tafarlaust tilkynna það þeim aðilum sem hlut eiga að máli
Gildistími.
Persónuverndarstefna Hagvangs er endurskoðuð reglulega og kann að taka breytingum m.a. í ljósi tilmæla stjórnvalda, breytinga á lögum ofl. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu hennar á heimasíðu fyrirtækisins: www.hagvangur.is
Þessi útgáfa af persónuverndarstefnu Hagvangs var samþykkt og uppfærð þann 17. júlí 2019.