Ráðningar með augum ráðgjafans

 

Inga S. Arnardóttir hefur starfað hjá Hagvangi í 11 ár og hefur sinnt ráðningum fyrir fjölmörg fyrirtæki á þeim tíma. Inga er menntaður viðskiptafræðingur í grunninn en í því námi vaknaði strax áhugi á mannauðstengdum fræðum og lá því leiðin beint í meistaranám í mannauðsstjórnun. Á leið sinni í skólann keyrði hún oft framhjá Hagvangi og minnist þess að hafa hugsað með sér að þar gæti hún vel hugsað sér að starfa í framtíðinni, enda heyrt góða hluti um bæði þjónustuna sem þar væri veitt sem og vinnustaðinn sem slíkan.

Hafa orðið miklar breytingar í ráðningageiranum síðan þú byrjaðir?

Það hefur ekki orðið kúvending, en það hafa vissulega orðið ákveðnar breytingar. Það var svakalega mikill hraði þegar ég byrjaði í bransanum. Allt á fullu í þjóðfélaginu, fyrirtækin stöðugt að bæta við sig fólki og hörð samkeppni um efnilegustu umsækjendurna. Það varð þess valdandi að ráðningarferlin voru oft á tíðum styttri en þau eru í dag, ekkert mátti taka tíma því þá var hætta á að missa efnilegasta umsækjandann til samkeppnisaðilans. Í dag finn ég að stjórnendur vanda sig meira þegar kemur að ráðningum, leggja meiri áherslu á að velja rétta aðilann með vönduðum vinnubrögðum. Notkun persónuleikaprófa hefur aukist mikið sem og fyrirlögn ýmis konar verkefna, fólk gaf sér ekki alltaf tíma í þetta árið 2007.

Hvernig er ráðningarferlið í dag?

Ráðningarferlið byrjar yfirleitt á því að fyrirtækið eða stofnunin sem vill ráða nýjan starfsmann hefur samband við okkur. Við greinum starfið vel með fyrirtækinu, það er fyrsta skrefið og mjög mikilvægt. Svo ýmist leitum við í okkar gagnagrunni að umsækjendum eða auglýsum. Við auglýsum þá t.d. á okkar heimasíðu, á samfélagsmiðlunum og í fjölmiðlunum. Þetta er eitt af því sem er að breytast. Einu sinni var eingöngu auglýst í prentmiðlunum, en við finnum fyrir því að viðskiptavinir okkar horfa í auknum mæli til samfélagsmiðla og heimasíðu Hagvangs. Þetta fer þó auðvitað allt eftir því hvernig störf þú ert með og hvaða markhóp þú ert að reyna að ná til, hvar er best sé að auglýsa í hverju tilfelli fyrir sig.

Tilgangurinn með því að auglýsa starfið er að stækka umsækjendahópinn og ná til þeirra einstaklinga sem eru ekki í virkri atvinnuleit, en við í Hagvangi byggjum sömuleiðis á okkar stóra gagnagrunni. Þar erum við bæði með fólk sem er í vinnu í dag og er opið fyrir því að skipta um starf og fólk sem er að koma inn á vinnumarkaðinn eftir nám eða hlé frá öðru starfi. Við viljum hafa gott úrval umsækjanda fyrir þau störf sem við erum að manna með fyrirtækjunum.

Hvað gerist svo?

Þegar umsóknarfresturinn er liðinn förum við yfir allar umsóknir og berum þær saman við starfslýsinguna og þær hæfniskröfur sem settar voru fram í auglýsingunni. Það er misjafnt eftir störfum hvaða kröfur eru gerðar en yfirleitt er óskað eftir reynslu af sambærilegum verkefnum og námi sem þykir nýtast vel til starfsins. Við horfum þá gjarnan fyrst til þessarra þátta til að meta hvort viðkomandi komist áfram í ferlinu. Umsækjandi þarf ekki að hafa sinnt nákvæmlega eins starfi hjá sambærilegu fyrirtæki til að þessum kröfum sé uppfyllt, við erum orðin nokkuð lunkin við að sjá hvaða reynsla tengist og nýtist. Hjá einkafyrirtækjum er svigrúmið meira til þess að meta hvort nám og reynsla uppfylli grunnskilyrði en hjá opinberum stofnunum sem verða að fylgja stífari lögum og reglum sem um þær gilda á þessu sviði.

Þannig að umsóknin – ferilskrá og kynningarbréf er það sem lagt er til grundvallar til þess að meta hverja á að skoða betur? Hverjir komast áfram í næstu umferð?

Já. Einmitt þess vegna er mjög mikilvægt að þeir sem eru að sækja um starf vandi mjög til verka þegar þeir setja upp ferilskránna sína og skrifa kynningarbréf með umsókninni. Ferilskráin þarf að lista nokkuð vel upp hvað viðkomandi hefur verið að gera í fyrri störfum, án þess þó að verða að margra blaðsíðna skjali. Gott er að miða við að ferilskrá sé ekki meira en 2 síður. Umsækjandi skyldi ekki gera ráð fyrir að sá sem les ferilskránna viti upp á hár hvað felst í öllum störfum, enda getur það verið misjafnt milli starfa þó starfsheitið sé það sama.

Hver er næsta sía?

Þegar búið er að finna þá sem uppfylla þau skilyrði sem sett voru varðandi menntun, reynslu og þekkingu á öðrum tilgreindum þáttum þá er sá hópur yfirfarinn aftur og skoðað hvort mikill munur sé á umsækjendum í þeim hópi. Ef til vill eru einhverjir sem rétt svo uppfylla skilyrði á meðan aðrir uppfylla þau afar vel og rúmlega það. Það fer svo eftir fjölda þeirra sem eftir standa, eðli starfsins og aðstæðum hvort farið sé beint í viðtöl eða hvort fyrst séu lögð fyrir ályktunar- eða persónuleikapróf.  

Geturðu notað raundæmi til að gefa okkur betri mynd af þessu ferli?

Já, ég lauk nýverið ráðningu í starf sem var auglýst í prentmiðli og á heimasíðu okkar. Við fengum um 60 umsóknir, margar mjög góðar. Úr þeim hópi völdum við 10 umsækjendur sem virtust uppfylla hæfniskröfur mjög vel og boðuðum þann hóp í viðtal, sem ég stýrði ásamt fulltrúa fyrirtækisins. Eftir stöðluð viðtöl var ljóst að þrír stóðu hinum framar og voru þá lögð fyrir þá aðila persónuleikapróf, í þeim tilgangi að átta okkur betur á styrkleikum og veikleikum hvers fyrir sig, með tilliti til starfsins. Við fengum þá aðila aftur í annað viðtal þar sem spurt var m.a. út í þætti tengdust niðurstöðum persónuleikaprófsins. Þessu til viðbótar höfðu umsækjendurnir verið beðnir um að halda stutta kynningu á sér sem og að kynna niðurstöður sínar á verkefni sem þeim var falið og tengist verkefnum umrædds starfs. Að þessum viðtölum og kynningum loknum var það ákvörðun viðkomandi fyrirtækis að bjóða einum umsækjanda starfið.

Hvernig fer svona viðtal fram? Stýrir þú því sem ráðgjafi?

Já, ég leiði viðtalið og spyr spurninganna. Ég er þá búin að hanna viðtalsform þar sem spurt er út í þá hæfnisþætti sem komu fram í auglýsingunni, reyni að fá fram hvaða reynslu, þekkingu og persónulega eiginleika fólk býr yfir sem nýtast í umræddu starfi. Fulltrúar fyrirtækjanna sjá svo um að segja frá starfinu, fyrirtækinu og svara spurningum tengdu því.

Ef við horfum á ferlið út frá umsækjandanum, hvað þarf hann að leggja áherslu á?

Ferilskráin og kynningarbréfið eru í raun aðgangsmiði umsækjandans að því að koma til greina í starfið. Umsóknin þarf að vera í samræmi við þær hæfniskröfur sem gerðar eru í auglýsingunni. Ef hún er það ekki, eru allar líkur á að umsækjandinn detti strax út. Það er mikilvægt að nota kynningarbréfið til að útskýra hvernig reynsla viðkomandi og þekking muni nýtast í starfinu. Dýpka það sem kemur fram á ferilskránni.

Ef umsækjandinn kemst í viðtal, þarf að hann að vera mátulega afslappaður og reyna að koma vel fyrir. Það eru allir aðeins stressaðir fyrir viðtöl, það er eðlilegt, en það er mikilvægt að láta stressið ekki bera mann ofurliði. Stundum hjálpar að vera örlítið stressaður. Það er jafnvel betra en að vera of afslappaður, þá gæti maður virkað áhugalaus.

Það er mikilvægt að mæta vel undirbúinn. Hugsa út í mögulegar spurningar og hvernig maður myndi svara þeim skýrt og skilmerkilega. Vera með handrit í huganum, leggja á minnið þau atriði sem maður vill koma á framfæri.

Mætir fólk yfirleitt vel undirbúið?

Já, mér finnst það, og er áhugasamt um að gera vel í viðtölum. Það að sýna áhuga í viðtali skiptir líka miklu máli. Viðtalið er ekki bara hugsað þannig að ráðgjafi og fyrirtæki spyrji allra spurninga og umsækjandi svari. Þetta er samtal og umsækjandinn hefur alltaf tækifæri til þess að spyrja spurninga um það sem honum þykir skipta máli varðandi starfið.

Það er alltaf jákvæt að hafa kynnt sér starfsemi fyrirtækisins, hafa skoðað heimasíðuna, rýnt í markaðinn sem fyrirtækið starfar á osfrv. Umsækjendur fá plús í kladdann fyrir að hafa sett sig inn í hlutina.

Gerir fólk það ekki almennt?

Ekki nógu mikið. Ég held að fólk sé oft fast í þeirri hugsun að vera þakklát fyrir að hafa komist í viðtal og eigi bara að svara þeim spurningum sem það fær. Þetta er reyndar annað sem hefur breyst frá 2007. Viðtöl voru þá gjarnan meira einhliða en þau eru í dag.

Hvenær lýkur svo hlutverki þínu sem ráðgjafa í umsóknarferlinu?

Eftir að hafa farið í gegnum allt ferlið með fyrirtækinu og umsækjendunum, þá lýkur mínu hlutverki þegar fyrirtækið hefur, í samstarfi við okkur, valið þann sem stendur upp úr. Þann sem það helst treystir til að sinna starfinu vel. Yfirleitt er það stjórnandinn sem þá býður viðkomandi starfið og semur um kaup og kjör. Ég er svo í sambandi við alla umsækjendur í lokin og læt þá vita að búið sé að ráða. 

Önnur hlið á ráðningarteningnum eru starfslok. Getur þú sagt okkur betur frá starfslokaráðgjöf Hagvangs, hvað hún gengur út á?

Starfslokaráðgjöfin fór á flug í hruninu. Þá báðu bankarnir okkur um að taka að okkur að veita þeim einstaklingum sem þá var sagt upp, ráðgjöf um næstu skref. Hvað þeir þyrftu að gera til þess að auka líkur sínar á að komast í aðra vinnu.

Það er enn í dag mikið að gera hjá okkur í starfslokaráðgjöfinni. Fyrirtæki hafa gert sér grein fyrir því hvað þetta er jákvætt fyrir alla, bæði fyrir starfsmennina og fyrirtækið sjálft og orðspor þess. Það er í auknum mæli orðið partur af ferlinu við uppsögn að bjóða viðkomandi starfsmanni upp á ráðgjöf sem þessa.

Ráðgjöfin hjá okkur er einkaráðgjöf. Við förum yfir með hverjum og einum hvaða möguleikar séu í stöðunni og hvert hugurinn stefnir. Við förum yfir öll gögn, hjálpum fólki að uppfæra ferilskrána og kynningarbréfið, förum yfir það sem þarf helst að hafa í huga varðandi allan undirbúning fyrir viðtal og hvað þurfi að hafa í huga í þessu ferli. Við fylgjum fólki svo eftir og erum til staðar ef einhverjar spurningar vakna í atvinnuleitinni.

Eitt af því sem við erum farin að nota mikið í þessari ráðgjöf er persónuleikamat sem metur gildi og áhugahvöt viðkomandi. Niðurstöður á slíku mati gefa viðkomandi góðar hugmyndir um hvers konar starfsumhverfi og fyrirtæki gætu best hentað þar sem þekkt er að sambærileg gildi eru ríkjandi.

Eitthvað að lokum?

Mig langar kannski í lokin að leggja áherslu á við ráðgjafar í Hagvangi vinnum sem eitt teymi. Það er mikilvægt bæði fyrir fyrirtækin og umsækjendurnar. Við erum í opnu rými, köstum hugmyndum á milli okkar og erum alltaf klár í að koma inn í verkefni hvers annars þegar á þarf að halda. Við pössum vel að halda hvort öðru upplýstu um verkefni og umsækjendur. Opna rýmið nýtist okkur vel. Það er góð dýnamík í hópnum, tölum mikið saman í stað þess að vera hvert í sínu horni. Það tryggir gott upplýsingaflæði sem kemur öllum til góða.

Takk kærlega fyrir spjallið Inga. Geta þeir sem eru í ráðningarhugleiðingum haft samband við þig?

Já, mig eða aðra ráðgjafa Hagvangs. Við erum alltaf til þjónustu reiðubúin!

til baka