Persónuverndarstefna

 

Persónuverndarstefna Hagvangs við ráðningar

  1. Almennt

    Þessi persónuverndarstefna snýr að ráðningum Hagvangs, hvort sem um er að ræða ráðningar til fyrirtækisins eða þegar fyrirtækið sinnir ráðningum eða ráðgjöf vegna ráðninga til annarra fyrirtækja. Hagvangur leggur ríka áherslu á að fara með persónuupplýsingar á ábyrgan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Í þessari stefnu má finna upplýsingar um það hvernig farið er með persónuupplýsingar og hvernig öryggi upplýsinganna er tryggt.

    Í störfum sínum hefur Hagvangur bæði með höndum vinnslu sem ábyrgðaraðili gagna þegar Hagvangur tekur við persónuupplýsingum frá umsækjendum (almennar umsóknir) og sem vinnsluaðili þegar Hagvangur auglýsir störf og sér um ráðningarferli fyrir hönd annarra fyrirtækja og tekur við upplýsingum fyrir þeirra hönd.

  2. Okkar vinnsla

    Hagvangur er ráðninga- og ráðgjafafyrirtæki sem býður þjónustu við ráðningar. Til þess að sækja um starf á vegum Hagvangs þurfa umsækjendur að skrá sig í gagnagrunn Hagvangs. Í gagnagunninn eru skráðar viðeigandi persónuupplýsingar sem nýtast Hagvangi við ráðningarferlið og gerir Hagvangi kleift að meta umsækjendur í viðeigandi starf. Vinnsla Hagvangs á persónuupplýsingunum er ávallt í samræmi við gildandi löggjöf um persónuvernd. Það felur í sér að upplýsingarnar eru aðeins notaðar í þeim tilgangi sem þeim er safnað í. Ef nýta á upplýsingarnar í annað þarf skýrt samþykki eiganda upplýsinganna.

    Umsækjendur fylla út rafrænt umsóknarform á heimsíðu Hagvangs. Á það bæði við ef sótt er um tiltekið starf og þegar lögð er inn almenn umsókn hjá Hagvangi. Er í umsóknarforminu óskað eftir persónuupplýsingum á borð við nafn, kennitölu, símanúmer, starfsreynslu og menntun. Að auki er umsækjendum veittur kostur á að skila inn viðbótarupplýsingum eins og ferilskrá, kynningarbréf, umsagnarbréfum, prófgráðum eða öðrum gögnum.

    Hagvangur biður umsækjendur ekki um viðkvæmar persónuupplýsingar eins og þær eru skilgreindar í lögum um persónuvernd. Dæmi um viðkvæmar persónuupplýsingar eru upplýsingar um kynþátt, trúar- eða lífsskoðanir, aðild að félögum eða kynhneigð. Óskar Hagvangur eftir því að umsækjendur gefi ekki upp slíkar upplýsingar í umsóknum sínum.

    Hagvangur kann einnig að leggja fyrir umsækjendur verkefni og persónuleikapróf vegna ráðninga. Niðurstöður úr verkefnum og persónuleikaprófum eru svo notaðar við ráðningarferlið og einungis aflað í þeim tilgangi.

  3. Tilgangur vinnslu og varðveislu

    Tilgangur öflunar upplýsinganna er að leggja mat á það hvort viðkomandi umsækjendur komi til greina fyrir þau störf sem þeir sækja um og/eða hvort umsækjendur komi til greina fyrir störf sem ekki eru auglýst. Hagvangur notar upplýsingarnar ekki í öðrum tilgangi en vegna starfsráðninga.

    Almennar umsóknir sem og umsóknir um tiltekin störf og upplýsingar sem þeim tengjast eru varðveittar í samræmi við lög og reglur um persónuvernd og svo lengi sem málefnalegar ástæður standa til þess að gögnin séu varðveitt.   Hagvangur gætir þess að hinum skráða verði tilkynnt um það hversu lengi upplýsingar verði geymdar.

  4. Miðlun til þriðja aðila

    Upplýsingum um umsækjendur er einungis miðlað til þeirra viðskiptavina Hagvangs sem óska eftir að ráða starfsmenn og eru þannig aðilar að ráðningarferlinu. Er slíkum upplýsingum aðeins miðlað ef umsækjendur sóttu um viðkomandi starf eða gáfu leyfir fyrir því að umsókn væri kynnt viðkomandi viðskiptavini Hagvangs, ef starfið var ekki auglýst. Viðkomandi viðskiptavinur fær þá lesaðgang að þeim umsóknum sem bárust fyrir viðkomandi starf en fær ekki upplýsingar um aðra umsækjendur sem geymdar eru í gagnagrunni Hagvangs. Til að tryggja örugga miðlun upplýsinga leitast Hagvangur við að lágmarka notkun tölvupósts. Viðskiptavinur fær þess í stað lesaðgang inn í ráðningarkerfi Hagvangs þar sem skoða má umsóknir fyrir umrætt starf.
     

  5. Réttindi umsækjenda

    Umsækjendur geta skoðað á hverjum tímapunkti hvaða persónuupplýsingar þeir hafa afhent Hagvangi inni á „Mínar síður“ á vefsíðu Hagvangs. Þar geta þeir dregið umsóknir sínar til baka, óskað eftir leiðréttingu eða óskað eftir því að upplýsingum sé eytt með því að hafa samband við Hagvang skriflega. Slíkar beiðnir skulu afgreiddar eins fljótt og mögulegt er og eigi síðar en innan viku frá móttöku slíkrar beiðni. 

    Ef umsækjendur hafa spurningar eða athugasemdir sem tengjast persónuverndarmálum er þeim bent á að hafa samband með skriflegum hætti á netfangið hagvangur@hagvangur.is. Hagvangur mun bregðast við erindum eins fljótt og mögulegt er með skriflegum hætti.

  6. Öryggi upplýsinganna

    Hagvangur gætir öryggis þeirra upplýsinga sem umsækjendur láta í té með viðeigandi tæknilegum og skipulegum ráðstöfunum m.a. með það að markmiði að koma í veg fyrir óviljandi eyðingu persónuupplýsinga, að þær glatist eða breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.  Hagvangur takmarkar aðgang að upplýsingum við þá starfsmenn sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar.  Starfsmenn Hagvangs eru upplýstir um skyldur sínar til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga.

    Hagvangur gerir vinnslusamninga við sína undirverktaka sem annast vistun gagna og undirgangast þeir sömu kröfur og skyldur og starfsmenn Hagvangs varðandi viðhald á trúnaði og öryggi persónuupplýsinga.  Ef upp kemur öryggisbrot, er varðar persónuupplýsingar, mun Hagvangur tafarlaust tilkynna það þeim aðilum sem hlut eiga að máli

  7. Gildistími

            Persónuverndarstefna þessi gildir frá 15. október 2018.

            Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann að taka breytingum.
            Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu hennar á heimasíðu fyrirtækisins, www.hagvangur.is