Forgangsröðun

Ein helsta ástæða þess að fólk upplifir álag og stress í vinnu er léleg forgangsröðun verkefna. Starfsfólk margra fyrirtækja og stofnana veit hreinlega ekki til hvers er ætlast af þeim. Yfirmenn og stjórnendur bera hér stærstu ábyrgðina. Það er þeirra hlutverk að sjá til þess að starfsmenn viti nákvæmlega hver mikilvægustu verkefni þeirra séu. Hver forgangsröðunin sé. Þannig og aðeins þannig geta starfsmenn unnið markvisst að því sem skiptir vinnustaðinn mestu máli. Ef stjórnendur vita ekki hvaða verkefni skipta vinnustaðinn mestu máli eru þeir ekki starfi sínu vaxnir og verða annað hvort að afla sér þekkingar um það hratt og vel eða segja upp.

En starfsmenn bera líka ábyrgð á forgangsröðun verkefna sinna. Ef þeir vita ekki hver af þeim verkefnum sem þeim eru falin eru mikilvægust, verða þeir að fá fund með næsta yfirmanni sínum og fá forgangsröðunina á hreint. Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar fólki finnst það vera ofhlaðið verkefnum og er að reyna að sinna þeim öllum í einu.

Ef þú ert á þeim stað að vita ekki hver mikilvægustu verkefni þín eru, hvað skiptir vinnustað þinn mestu máli til lengri tíma, sestu þá niður og skrifaðu niður öll þau verkefni sem eru á þínu borði. Hvert og eitt einasta. Taktu þér tíma í að velta fyrir þér virði hvers verkefnis, hversu mikilvægt það sé vinnustaðnum. Raðaðu síðan verkefnunum í forgangsröð eftir mikilvægi. Sum verkefni eru aðkallandi og setja á þig tímapressu án þess að vera mikilvæg í raun og veru. Passaðu þig á að forgangsraða þeim ekki hátt.

Fáðu svo fund með næsta yfirmanni þínum og farðu vel yfir forgangsraðaða verkefnalistann með honum. Hugsanlega þarf að laga röðunina eitthvað til. En legðu áherslu á að þú gangir af fundi með samþykkta forgangsröðun verkefna.

Síðan ferð þú í gegnum verkefnalistann, sinnir mikilvægustu verkefnunum fyrst, helst einu í einu, og þeim minna mikilvægu ef tími gefst til.

Þegar nýtt verkefni bætist á listann, fáðu strax á hreint hjá þínum yfirmanni hvar á verkefnalistann eigi að forgangsraða því.

Skýr forgangsröðun verkefna er góð fyrir starfsmenn, stjórnendur og fyrirtæki og mikilvægur þáttur í öflugri orkustjórnun.

Nánar um orkustjórnun Hagvangs

Gaui

gudjon@hagvangur.is

24. nóvember 2016 

til baka